초록

이 연구의 목적은 국가기록평가의 권한과 책임의 분배를 기록보존기관과 기록생산기관의 두 주체의 측면에서 분석하는 것이다. 분석 대상은 영국, 미국, 캐나다, 호주의 법규와 정책의 내용을 중심으로 하였으며, 두 주체의 권한․책임을 다루는 항목을 분석한 후, 각국의 국립기록청이나 생산기관 한쪽에 권한이 집중되는 유형과 양 주체에 권한이 분배되는 분산형을 비교분석하였다. 분석 결과, 영구보존기록을 결정하고 아카이브 이관을 승인하는 권한은 주로 국립기록청 집중형에 가깝게 나타났다. 이와 비교하면, 개별 기관의 공공기록을 식별하고 처분일정표를 작성 및 승인함에 대해서는 국립기록청과 생산기관이 역할 과 책임을 나누는 분산형이 다수를 차지하고 있었다. 나아가, 국가기록의 평가 행위별로 권한과 책임이 구분될 수 있음을 알 수 있었다. 이를 바탕으로 국가기록원 및 생산기관이 각각 어떠한 평가 과정에 더 집중할 수 있을지를 논하는 데에 활용될 수 있기를 기대한다.

Abstract

This study aims to analyze the distribution of authorities and responsibilities (ARs) to appraise public records, especially between national archives and central or federal government institutions. For this study, archives acts and policies of Britain, the USA, Canada, and Australia were selected for analysis. After attempts in reviewing the laws and policies governing ARs of appraisal and disposition, their level of concentration were investigated and compared. The analysis shows that the ARs to determine and approve which records have archival value and what are to be transferred to archives are mainly located in the national archives. In comparison, it is common that the national archives and government institutions share ARs in identifying the public records and in preparing and approving the disposal authorities. Furthermore, it identifies that the ARs can be distinguished by individual appraisal activities and expects to be used to discuss the ARs to appraise public records in Korea.

초록

이 논문에서는 대학기록관에서 사용되는 용어들을 통제하여 검색 효율성을 제고할 수 있는 시소러스 구축을 위한 지침을 개발하고 적용하는 과정에서 도출된 다양한 상황과 그에 대응하는 방안들을 제시하였다. 개발 과정에서 고려된 중요한 이슈 및 적용 방안은 다음과 같다. 대학 기록관 기록물 정리과정에서 도출된 용어들은 고유명사가 많아 시소러스는 전거파일 기능을 동시에 하도록 개발되어야 했다. 대학의 공식문서에 자주 나타나는 용어를 우선어로 제시하였다. 또한 포함될 인명의 범위는 주요 보직자 및 주제가 된 개인들로 하되, 작성자 및 기증자들의 필드 통합 검색이 가능하면 지나친 범주의 포함은 불필요했다.

Abstract

Some issues and solutions considered for the various situations that we faced in the process of developing guidelines of thesaurus construction are described in this paper. There were many proper names and proper nouns among the terms considered in the process. The thesaurus needed to include a function of an authority file. Preferred terms were selected based on what the university's official records would use. The scope of the proper names for inclusion was the people who held official positions in the university and the people who were the subject of the materials. However, when the system allows synthesized retrieval of the field of creator and donor, inclusion of too many names were considered unnecessary.

초록

직제분석 업무는 다양한 생산기관에 대한 변천 이력과 주요 업무 기능을 파악하는 과업으로, 영구기록물관리기관 내에서 공통적으로 수행되어야 하는 과업이며 다수의 작업자가 관련 지식을 공동으로 참조해야 한다. 그러나 현업에서는 한정된 수의 담당자가 개별적으로 수작업을 통해 수행하고 있으며 그 결과도 공유되지 않고 있다. 이에 본 연구는 직제 분석 프로세스의 자동화를 통해 기록물 담당자의 업무 부담을 경감시키고 영구기록물관리기관에서 공통으로 활용 가능한 기초 자원을 구축하고자 한다. 영구기록물관리기관의 실무 담당자와 FGI를 수행함으로써 직제분석 업무를 세분화하고 자동화 가능한 부분을 선별하였으며, 이를 실현할 수 있는 방안을 함께 제안하였다. 또한 전자기록관리 과정에서 공통으로 참조 가능한 기초분석자료를 도출하고 그 결과를 실무자를 통해 검증함으로써 효율적인 지식자원 활용 방안을 제시하였다. 나아가 규격화된 업무 프로세스 정립을 통해 일관된 체계적인 업무 수행을 지원하는 기반을 마련하였다.

Abstract

Job and organization analysis of producing institutes is a task that identifies the history of transition and major business functions for various record-producing institutions and must be performed in common within the archives, and many workers must jointly refer to the relevant knowledge. However, in the field, a limited number of people in charge are individually performing by manual work, and the results are not shared. Therefore, this study aims to reduce the work burden of workers through the automation of the job and organization analysis process and build basic resources that can be commonly used by the archives. This study subdivided the task of job and organization analysis into manual, semi-automation, and automation parts by performing FGI with the practitioner of the archive and suggested ways to realize it. In addition, we derive the basic analysis data that can be commonly referenced in the electronic records management process, and by verifying the results through practitioners, efficient use of knowledge resources is suggested. Furthermore, by establishing a standardized work process, we intend to lay the foundation to support consistent and systematic work performance.

초록

기록전거레코드는 이용자가 기록물에 접근하고, 기록물을 이해하는 것을 지원한다. 그런데 기록물의 생산자는 기록 외에 다른 출판물의 생산자이기도 하며, 이용자도 정보에 통합적으로 접근하기를 원한다. 게다가 기록전거레코드와 서지제어를 위한 전거레코드는 상이한 특성을 지니면서도 상호 연계가능한 공통점을 지니고 있다. 이에 본 연구에서는 기록전거레코드를 구축하거나 확장하는데 기존의 전거레코드를 반입하여 이용하고, 확장된 기록전거레코드를 다시 공유할 수 있도록 위키피디아와 같은 웹 환경에 반출하는 방안을 제안하였다. 그리고 시범적인 연계 및 공유 결과를 바탕으로 도출된 시사점과 향후 과제를 제안하였다.

Abstract

Archival authority records support users in accessing and understanding archival information. The creator of the archives, on the other hand, is also the creator of other informative materials, including published products, and the users want to access information in a seamless manner. Moreover, the authority record has common attributes with the authority records for bibliographic control as well as its distinctive characteristics. Therefore, this research aims to link legacy authority records for constructing and expanding archival authority records and provide the expanded archival records to the Web environment, including Wikipedia, for data sharing. Finally, some issues and suggestions for further research based on the findings that resulted from experimental linking and sharing are discussed.

초록

본 연구는 국내 전자기록 분야의 연구영역과 동향을 분석하여 향후의 연구방향을 제시하고자 하는 것이다. 이를 위해 첫째, 1999년부터 2011년까지 발표된 문헌정보학과 기록관리학 분야 국내 학술지 7종의 논문 161편을 대상으로 생산성 측면에서 국내 전자기록 분야 연구의 개괄적인 현황을 파악하기 위한 기본 분석을 수행하였다. 둘째, 이러한 161편의 논문에 대하여 텍스트 마이닝 분석기법으로서 디스크립터 프로파일링과 저자 프로파일링을 이용하여 지적구조를 분석하였다. 셋째, 기본분석 및 지적구조 분석의 결과로서 국내 전자기록 분야의 실제적인 연구영역 및 동향에 기초하여 향후의 발전 방향을 제시하였다. 

Abstract

This study aims to analyze electronic records research domains and trends and to suggest future direction of electronic records research in Korea. One hundred and sixty one articles published in seven domestic journals from 1999 to 2011 were statistically analysed to find out the productivity of electronic records research. Analysis of intellectual structure using descriptor profiling and author profiling as a technique of text mining were performed with those same papers. Some proposals on the future research direction in this field were made.

초록

기록평가는 모든 기록관리업무의 토대가 되는 핵심 업무다. 이 연구의 목적은 기록평가제도의 정비에 필요한 정책요소들과 개선과제를 제시하는 것이다. 국가 차원의 기록평가제도는 평가정책과 기준, 평가 도구, 평가 대상, 평가 실무절차, 평가처분 주체 등의 구성요소들이 유기적이고 안정적으로 연계되는 구조를 가지고 있어야 한다는 관점에서 우선 각 구성요소별로 국내 현황을 파악하였다. 디음에는 각 요소별로 미국, 영국, 호주, 캐나다의 정책들을 비교분석하였으며, 시사점을 도출하였다. 마지막으로 이를 토대로 평가제도 정비를 위한 과제들을 제안하였다.

Abstract

Unless the records appraisal system is properly overhauled, there is no future for public records management. This study aims to highlight challenging issues and present improvement tasks necessary for the readjustment of the public records appraisal system at the national level. First, public records appraisal policies are divided into five categories: i) statements on appraisal policy and selection criteria, ii) appraisal tools such as disposition authorities, iii) subject of appraising, iv) appraisal procedures, and v) responsibility and authority in appraisal and disposition process. Second, the domestic situation is identified for each category. Third, policies of the United States, United Kingdom, Australia, and Canada are compared, and implications are derived for each category. Fourth and last, the tasks for the readjustment of the public appraisal system are proposed based on these analyses.

초록

ICA의 CBPS에서는 지난 20여년간 ISAD(G)와 ISAAR(CPF)와 같은 기록물 기술표준을 개발해 왔다. 그리고 최근에 ICA는 새로운 조직인 EGAD를 구성하여 기존의 기록물 기술표준을 통합하고 있다. EGAD가 개발 중인 기술표준의 명칭은 ‘Record in Context’(RIC)이며, 개념모형과 온톨로지로 구성된다. 그런데 EGAD는 RIC의 개발을 위해 ICA의 기존 기록물 기술표준뿐 아니라, 호주나 스페인, 핀란드에서 최근에 개정된 기록물 기술표준과 박물관 및 도서관 분야의 협력을 통해 개발된 FRBRoo도 참고하였다. 이에 본 연구에서는 국제적인 기록물 기술표준의 개정 동향을 살펴보고, 이와 같은 동향이 국내의 기록물 기술표준의 발전에 주는 시사점을 도출하였다. 기록물의 기술표준은 표준화된 기술요소의 정확한 입력지침을 넘어서, 상위의 개념틀을 제공하고, 이를 바탕으로 유연한 기록물 기술과 데이터 공유가 용이한 온톨로지를 제공하기 위해 개선되고 있었다. 앞으로는 국내의 기록물 기술표준도 정보환경의 변화를 수용하고, 문화유산관리기관 간의 협력을 증진시킬 수 있는 방향으로 발전해야 할 것이다.

Abstract

Previously, the International Council of Archives (ICA) provided the General International Standard Archival Description (ISAD(G)) and the International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR(CPF)) for the systematic archival description by the Committee on Best Practice and Standards. Recently, the new conceptual model and ontology, which is called “Record in Context” (RIC), is being developed by the ICA Experts Group on Archival Description (EGAD). For developing the new archival standard, ICA EGAD has referenced the archival standards of Australia, Spain, and Finland, as well as the FRBRoo integrated model of the museum and library fields and the legacy ICA’s descriptive standards. This study, therefore, examined these international trends on the archival descriptive standards and derived a number of suggestions for improvement. As a result, descriptive standards are changing from the guidelines for the standardized archival description to the upper conceptual model and ontology for the flexible archival description and sharing of archival metadata. There is a need to adapt the change of the information environment and promote cooperation among cultural heritage institutions.

초록

이 연구는 기존의 연구기록의 개념과 범위에 대해 문제제기를 하면서 자연과학에서 생산되는 연구기록과 질적 연구에서 생산되는 연구기록의 차이를 밝히고 질적 연구 자료를 연구기록화하고 관리하는 방안을 찾아보고자 한다. 이를 위하여 우선 기존의 연구기록 관리에 대한 선행 연구들을 연구기록의 개념, 분류와 유형, 그리고 연구의 방향을 중심으로 검토한다. 그리고 문화기술지적 자료를 연구기록화하기 위하여 자료의 맥락을 생산과 수집의 특수성을 통하여 정리하고 그것에 연구기록 분류 방식을 적용하여 문화기술지적 자료의 분류와 기술을 시도한다. 이러한 시도는 윤택림이 수행했던 “부엌의 문화사” 연구프로젝트에서 생산 수집된 자료들을 사례로 이용할 것이다. 이 연구는 질적 자료를 포함하여 연구기록의 개념과 범주를 확장시키면서, 자료를 생산한 연구자와 아키비스트와의 공조에 의해 이루어지는 연구기록관리의 사례를 보여준다. 또한 다양한 문화기술지적 자료들을 연구기록화 하는 작업은 일상사, 공동체 아카이브 구축의 시발적인 연구라고 볼 수 있다.

Abstract

This article attempts to examine the definition and categories of research records in order to include ethnographic data into research records by comparing the laboratory records with the ethnographic data produced in the field work. And it discusses the records management task of ethnogrpahic data using the field work data collected in the research project of ‘Cultural History of Kitchen’ which was carried out by one of the authors from 2002 to 2005. The authors draw out the classification of laboratory records from the previous studies on research records, apply it to the ethnographic data and illustrate the new classification and description of research records reflecting the features of ethnographic data. Doing so, the authors expand the concept of research records and provide a case study of research records management based on the collaboration between the researcher and the archivist. Ultimately this study will be a footstep toward construction of community archives and everyday life archives since the records for those archives may be as diverse as the research records based on the ethnographic data from the research project of ‘Cultural History of Kitchen’.

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Abstract

Since 2008, the General Archives Authority of Mongolia introduced management standards on international records, such as ISO 15489. GAAM translated the international standards and have trained government records managers with such standards. These international records management standards are also incorporated into the Mongolian records legislations and records management guidance. Complying with the standards are also the requirements for designing records management software in Mongolia.